Komplexe Scanaufgaben clever lösen - Samsung unterstützt Scanshare Enterprise

06.07.2015
Mit der Unterstützung der Software „Scanshare Enterprise“, einer professionellen Scan- und Workflowlösung, hilft Samsung mittleren und großen Unternehmen dabei, ihre Dokumentenprozesse zu verbessern.
Scanshare Enterprise kann Samsung Multifunktionsgeräte ergänzen, die über eine XOA- oder XOA-Webplattform verfügen, mit einer Vielzahl an Möglichkeiten für effizientes Scannen.

Scanshare Enterprise kann Samsung Multifunktionsgeräte ergänzen, die über eine XOA- oder XOA-Webplattform verfügen, mit einer Vielzahl an Möglichkeiten für effizientes Scannen.

Scanshare Enterprise bietet vielfältige Werkzeuge, um papiergebundene und elektronische Informationen professionell zu erfassen, zu bearbeiten sowie wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren. Die Lösung verbindet dazu Multifunktionssysteme (MFPs) von Samsung, die über eine XOA- oder XOA-Webplattform verfügen, mit der individuellen Software, die bereits im Unternehmen eingesetzt wird. Durch die Unterstützung der XOA-Webschnittstelle lassen sich auch kleinere Arbeitsplatz-MFPs in automatisierte Scanprozesse einbinden.

Scanshare Enterprise verarbeitet papierbasierte oder elektronische Dokumente auf clevere Weise. Selbst komplexe Arbeitsabläufe können über einen intuitiven Prozessdesigner mit wenigen Klicks gestaltet werden. Ein Beispiel: Mehrseitige Rechnungen sollen als Stapel eingescannt und die jeweiligen Rechnungsdaten erfasst werden. Auf Basis dieser Daten gilt es dann, die Dokumente individuell zu benennen und in getrennten Dateiordnern und Datenbanken abzulegen.

Clevere Scanabläufe von der Erfassung bis zur Bereitstellung

Für die Erfassung der Rechnungen steht eine Reihe von Optionen zur Verfügung. Scanshare Enterprise verarbeitet nicht nur Papierdokumente, die klassisch gescannt werden, sondern ist auch in der Lage, Anlagen von E-Mails zu verarbeiten oder Dokumente, die auf einem FTP-Server liegen. Interessant ist auch die Nutzung so genannter „Watchfolder“ – die Lösung beobachtet beliebig viele Dateiordner und startet bestimmte Aktionen, sobald neue Dokumente in einem dieser Ordner abgelegt werden. Mitarbeiter einer Niederlassung legen beispielsweise Eingangsrechnungen in einem Ordner auf dem zentralen Server ab. Die Software registriert den Eingang der neuen Dokumente und liest die Rechnungsdaten aus.

Automatische Weiterverarbeitung spart Zeit

Ebenso flexibel wie die Erfassung gestaltet sich auch die Weiterverarbeitung der Dokumente. Die Software erkennt ein Dokument anhand von bestimmten, frei definierbaren Kriterien. So kann etwa die Rechnungsnummer, das Datum oder eine Kostenstelle auf einer Rechnung dazu dienen, Folgeprozesse anzustoßen – beispielsweise die automatische Erzeugung eines Dateinamens oder die Übergabe des Dokumentes an die ERP-Software. Die integrierte OCR-Software zur automatischen Texterkennung kann dazu bestimmte Zonen einer Seite auswerten. Daneben erlaubt Scanshare Enterprise, auch Barcodes oder Markierungen auf einer Seite zu erkennen, zum Beispiel ausgefüllte Umfragebögen. 
Mit der integrierten Dokumentenverarbeitung lassen sich Scans entzerren, Lochungen auf Scans entfernen, Leerseiten ausblenden sowie Notizen, Kommentare oder Stempel hinzufügen. Zudem ist es mit der Software möglich, Barcodes selbst in ein Dokument einzufügen, sollen beispielsweise einzelne Seiten eines mehrseitigen Dokuments separat verarbeitet und abgelegt werden.

Dokumente an der richtigen Stelle

Die Bereitstellung der Scans kann in verschiedenen durchsuchbaren Dateiformaten erfolgen. Durch die Anbindung von Scanshare Enterprise an die IT-Struktur des Unternehmens lassen sich die Dateien direkt vom Samsung Multifunktionssystem aus in viele nachgelagerte Systeme, wie ein Dokumentenmanagement- oder Content-Management-System, aber auch in eine ERP-Lösung, einbinden. Zudem ist es möglich, Scans direkt an Datei-Server, E-Mail-Adressen, Cloud-Plattformen oder Portale wie Microsoft Sharepoint weiterzuleiten. 
Darüber hinaus bietet Scanshare Enterprise ein einfach zu bedienendes Rechtemanagement, so dass Informationen nur denjenigen Personen oder Organisationseinheiten angezeigt werden, die eine entsprechende Zugriffsberechtigung haben.

Samsung Scanshare Barcode Lösung

Verfügbarkeit

Die neue Scanlösung ist ab sofort über die MultiXpress Distribution von Samsung verfügbar.

Über Samsung Electronics:

Samsung Electronics Co., Ltd. inspiriert Menschen und eröffnet ihnen auf der ganzen Welt neue Möglichkeiten. Mit Innovationen und dem Streben, immer wieder Neues zu entdecken, verändern wir die Welt von Fernsehern, Smartphones, Wearables, Tablets, Kameras, Druckern, Hausgeräten, Netzwerk-Systemen bis hin zu Medizintechnik, Halbleitern und LED-Lösungen. Unsere Initiativen, unter anderem in den Bereichen Digital Health und Smart Home, machen uns zudem zu einem Schrittmacher für das Internet der Dinge. Wir beschäftigen weltweit 307.000 Menschen in 84 Ländern bei einem Jahresumsatz von 196 Milliarden US-Dollar. Entdecken Sie mehr auf www.samsung.com/de und unserem offiziellen Blog unter global.samsungtomorrow.com.

Quelle: http://www.samsung.com/de/news/


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