Einsatzgebiete der Videokommunikation

06.03.2003
Bei dem Einsatz von Videokommunikation ergeben sich mehrere Faktoren:
Videokonferenz

Gruppenkommunikation:

Bei einer Gruppenkonferenz finden sich auf beiden Seiten mehrere Personen zu einer Videokonferenz zusammen. Die Gesprächssituation ist die gleiche, die Sie bei einer normalen Konferenz vorfinden. Sie wird unterstützt durch den Einsatz von Flip-Charts, Whiteboards, PC-Daten, Dokumentenkameras, usw. Es besteht die Möglichkeit, bereits vorhandenes Equipment (Großbildprojektor, Videorecorder, Audiokomponenten etc.) in die Videokonferenz mit einzubinden, wenn es bereits in einem Medienraum vorhanden ist. Ist das nicht der Fall, bietet sich ein flexibles Konferenzmobil (Rollabout) oder ein System der Kompaktklasse an, das bedarfsweise im gesamten Haus eingesetzt werden kann. Unsere Gruppen- und Kompaktklasse-Systeme sind Group-Share vorbereitet, was Sie bei Gruppenkonferenzen in die Lage versetzt, PC-Daten gemeinsam zu bearbeiten, interaktiv in einem Dokument zu operieren und Filetransfers während Ihrer Konferenz vorzunehmen. Voraussetzung ist der Einsatz eines PCs während der Konferenz. Unsere Gruppen- und Kompaktklasse-Systeme sind zu unseren PC-basierenden Systemen voll kompatibel.

Einzelkommunikation:

Im Gegensatz zur Gruppenkonferenz findet eine virtuelle Kommunikation zwischen Mitarbeitern oder Spezialisten an verschiedenen Standorten immer häufiger statt. In diesen Fällen bietet sich eine PC-basierte Videokommunikation direkt vom Arbeitsplatz aus an. Unsere Produktfamilien sind so aufeinander abgestimmt, daß PC-basierende Systeme und Gruppensysteme (sowie Systeme der Kompaktklasse) weltweit miteinander kommunizieren können. Die PC-basierenden Systeme sind in der Lage, Daten gemeinsam zu bearbeiten, interaktiv in einem Dokument zu operieren, Filetransfers vorzunehmen und gleichzeitig eine Face-to-Face-Kommunikation durchzuführen. Ein Datenaustausch kann auch mit unseren Gruppen- und Kompaktklasse-Systemen durchgeführt werden. Eine hochentwickelte Audiotechnik unterstützt die Kommunikation zwischen den Partnern.

Netzwerkkommunikation:

Alle Systeme aus unserer Produktfamilie sind multipointfähig. Bei Multipoint- Videokonferenzen findet die Kommunikation zwischen mehr als zwei Gegenstellen statt. Dazu wird ein Audio/Video-Switcher eingesetzt, der z.B. alle Außenstellen mit der Zentrale verbindet, wobei es unerheblich ist, wo sich die Außenstellen befinden. Netzwerkkomponenten sind als Dienstleistung für die Dauer der Multipoint-Konferenzen anmietbar.

Die Voraussetzungen

für eine Videokommunikation sind gegeben, wenn jede Stelle über mindestens einen S0-ISDN-Anschluß verfügt, der über 2 x 64 kBit resp. 2 x 56 kBit verfügt. Es besteht die Möglichkeit, mehrere ISDN-Kanäle zusammenzuschließen, um damit die Bildqualität zu optimieren. Alle Systeme sind zu Systemen anderer Hersteller nach dem internationalen H.320-Grundstandard kompatibel, so daß eine Kommunikation mit Geschäftspartnern möglich ist, die kein PictureTel System im Einsatz haben. Es besteht auch die Möglichkeit über Satelliten oder aber auch über ein Corporate Network zu kommunizieren. Für PC-basierende Systeme besteht auch die Möglichkeit für eine Verbindung im Lokal Area Network.

Kostenanalyse

Reduzierung der Reisekosten - Die Verringerung der Reisekosten zählt zu den direkten Einsparungen. Sie ergeben sich aus dem Wegfall von Reise- und reisebezogenen Kosten, wie beispielsweise Aufwendungen für Tickets, Hotels, Taxen und Mietwagen. Videokommunikationssysteme ermöglichen somit eine verstärkte Kostendämpfung im Bereich Reiseaufwendungen.

Produktivitätssteigerung - Die Produktivitätssteigerung ist ein vielfach unterschätzter Faktor bei der Bewertung von Reisekosten. Eine Steigerung der Produktivität ergibt sich u.a. durch den Wegfall reisebezogener Ausfallzeiten. Hierzu gehören z.B. Reisevorbereitungen, Hin- u. Rückfahrt zum Bahnhof oder Flughafen, Wartezeiten, Verspätungen und natürlich auch die eigentliche Reisezeit. Einige hieraus resultierende Kosten können zwar umgelegt werden, es gibt aber noch weitere Produktivitätsgewinne, die bei der Kostenanalyse ebenfalls zu berücksichtigen sind:

  • Weniger Geschäftsreisen und daraus resultierende Mitarbeiterbelastung - Anwender von Videokommunikationssystemen sind durch den Wegfall physischer/psychischer Belastungen aufgrund häufiger Geschäftsreisen oft konstruktivere und produktivere Gesprächspartner.
  • Mehr Lebensqualität - Da Anwender von Videokommunikationssystemen weniger Zeit auf Bahnhöfen und/oder Flughäfen bzw. Kraftfahrzeugen verbringen und dadurch mehr Zeit für ihre Familien haben, sind sie in der Regel ausgeglichener (.... es ist schön, wenn Papi früher zu Hause ist).
  • Kein erhöhter Arbeitsanfall durch Abwesenheit vom Arbeitsplatz - Für Anwender von Videokommunikationssystemen entfällt die zusätzliche Belastung, die nach einer Geschäftsreise durch das Aufholen "liegengebliebener Arbeit" entsteht.
  • Stärkere Mitarbeiterbeteiligung - Durch den Einsatz von Videokommunikationssystemen können Personen an Entscheidungsprozessen beteiligt werden, die normalerweise nicht auf Geschäftsreisen gehen. Hierdurch reduziert sich die Gefahr von Kommunikationsfehlern und auch Ihr Projektmanagement wird optimiert. Kommunikation findet auch bei einem bereits ausgenutzten Reisebudget statt.
  • Schnellere Entscheidungsfindung - Videomeetings ermöglichen den "Ad hoc" Informationsaustausch und damit eine schnellere Klärung geschäftlicher Angelegenheiten. Für Entscheider bedeutet das: Keine Verzögerung zwischen Meetinganlaß und Videomeeting.
  • Besserer Kommunikationsfluß zwischen Unternehmen und Unternehmensbereichen - Videomeetings ermöglichen auf den dezentral und global ausgerichteten Märkten einen besseren Informationsaustausch mit Zweigstellen, Tochtergesellschaften und Geschäftspartnern.
  • Personaloptimierung - Spezialisten sind nur noch an einer Stelle erforderlich und können von Partnern und Niederlassungen jederzeit erreicht werden.

Strategische Vorteile

Geschäftsfelderweiterungen sind durch den direkten Zugriff auf nur einen Spezialisten möglich, weil das Wissen nicht in allen Niederlassungen gleichzeitig vorgehalten werden muß. Teure Fachkräfte müssen nicht extra eingestellt werden. Umweltverantwortung - Durch die Videokommunikation wird nicht nur der Mitarbeiter entlastet, sondern auch unsere Umwelt. Wer nicht reist, verbrennt keine Energie in Form von Kerosin, Benzin, etc. Das wiederum kommt unserer Umwelt direkt zugute.

Unter strategischem Nutzen sind die starken Wettbewerbsvorteile zu verstehen, die in einer Organisation aus der Nutzung von Videokommunikationssystemen erwachsen. Diese Vorteile werden oft nur als Nebeneinsparungen angesehen, können Ihrem Unternehmen aber den größten Nutzen bringen. Als Beispiel nur einige strategische Vorteile:

  • Wettbewerbsvorteile - Videokommunikationssysteme sind nach Meinung vieler Experten die effizientesten Werkzeuge im Konkurrenzkampf der neunziger Jahre. Erfolgreiche Unternehmen können dank dieser Systeme besonders schnell auf die Marktbedürfnisse und sich ändernde Umgebungsbedingungen reagieren. Sie sind also die berühmte "eine Nasenlänge voraus".
  • Qualifizierte Mitarbeiter - Durch die Erreichbarkeit aller Außenstellen zum gleichen Zeitpunkt ist eine optimale Schulungsmöglichkeit aller Mitarbeiter praktisch zu jedem Zeitpunkt gegeben.
  • Besserer Kundendienst - Videokommunikationssysteme bringen Sie Ihrem Kunden näher. Kundenzufriedenheit hat einen hohen Stellenwert für jedes, also auch für Ihr Unternehmen.
  • Marktnähe - Geschäftsbereiche rücken zusammen, ganz gleich, ob es sich um Produkte oder Dienstleistungen handelt. Anwender von Videokommunikationssystemen sind näher am Markt.
  • Auslastung knapper Ressourcen - Experten können nicht überall gleichzeitig sein. Mit Videokommunikation sind Ihre Experten jederzeit und unmittelbar an jedem Ort verfügbar, wenn sie dringend benötigt werden.
  • Fundierte Entscheidungen - Videomeetings senken organisatorische Komplexität und auch die Gefahr von Missverständnissen und Übermittlungsfehlern, da sie dafür sorgen, daß alle wichtigen Informationen direkt zu den Entscheidungsträgern gelangen.
  • Flexibilität im Krisenfall - Alle Ressourcen können mit Hilfe von Videokommunikationssystemen jederzeit schnellstens mobilisiert werden. Gleichzeitig macht die Einführung der visuellen Komponente ein reaktionsschnelles Krisenmanagement erst möglich.

Übertragungskosten für Videokonferenzen

Einen wesentlichen Erfolgsfaktor für Videokonferenzen bilden die recht günstigen Betriebskosten. Für die Durchführung von Videokonferenzen fallen lediglich Kosten in Höhe der doppelten Telefongebühren an (vorausgesetzt, das System nutzt zwei ISDN-Kanäle zur Übertragung). Weitere Kosten - bis auf die Grundgebühr von ca. 25.- ? pro EURO-ISDN Basisanschluß (128 kBit) - fallen nicht an.

Damit sind die Gebühren für ISDN-Videokonferenzen sehr preiswert und lediglich abhängig von der tatsächlichen Nutzungsdauer der Leitungen sowie der Entfernung. Eine einstündige Videokonferenz im Citybereich kostet nur 4 Euro. Eine Videokonferenz mit den USA ist für 70 Euro zu realisieren. Ein Großteil der Gebühren würde auch anfallen, wenn man statt der Videokonferenz ein Telefonat führen würde, weil dann zusätzlich noch Dokumente gefaxt oder per File-Transfer übertragen werden müssten.

Alle Verbindungen sind Selbstwählverbindungen. Eine Anmeldung ist nicht erforderlich. Die Übertragungskosten sind abhängig von den Tarifen der Telefonorganisation des Anrufenden.

Übertragungskosten

Wegen der anfallenden Leitungskosten ist es sehr wichtig zu überlegen, ob es sinnvoll sein kann etwas mehr in die Videokonferenz-Hardware zu investieren, um mit der 128 kBit Übertragungsgeschwindigkeit eine mäßige Qualität mit niedrigen Datenraten, also geringsten Kosten, zu erzielen, oder ob man bis zu 6 B-Kanäle zusammenfasst (bei 6-fachen Telefongebühren), um eine sehr gute Bildqualität zu erhalten.

Für extrem qualitätsbewußte Anwender bieten wir als führender Hersteller neben der 384 kBit-Bandbreite zusätzlich auch einen Durchsatz von 30 Bildern in der Sekunde an und realisieren damit Videokommunikation in Fernsehqualität. Damit werden wir den Wünschen des qualitäts- und auch dem des kostenbewussten Anwenders gerecht.

Preis-Eckwerte - grobe Übersicht

  • Gruppenkommunikation: Die Preise für Gruppenkommunikations- Einheiten beginnen bei ca. ? 4000 und reichen - je nach Ausstattung und Kommunikationsbedarf - über ? 50.000
  • Einzelkommunikation: Aufrüstungen für Ihren PC zu einer Videokonferenz-Station beginnen bei ca. ? 750
  • Netzwerkkommunikation: Komponenten für Netzwerke sind abhängig von der Kommunikationshäufigkeit und der Konfiguration der Gegenstellen bei Multipoint-Videokommunikation. Diese Komponenten beginnen bei ca. ? 10000. In vielen Fällen ist es kostengünstiger, sich zunächst für Multipoint-Konferenzen einen Multipoint-Konferenzserver zu mieten. Diese Dienstleistung wird von verschiedenen Dienstleistern angeboten.
  • Leasing-Kosten: In vielen Fällen scheint es sinnvoll, nicht das Eigenkapital für Kommunikationstechnik zu binden, sondern das Equipment zu leasen, um damit Eigenkapitalkosten zu sparen. Die Leasingraten richten sich nach dem Kapitalmarkt und sind Schwankungen unterworfen. Sowohl Hardware- als auch Installations- und Wartungskosten können in den Leasingvertrag mit aufgenommen werden.

In jedem Fall ist es für die Planung eines Kommunikationskonzeptes wichtig, den Bedarf des Anwenders genau zu analysieren, die Komponenten aus der Hersteller-Produktpalette zu definieren, um dann ein individuelles, maßgeschneidertes Konzept-Angebot zu erstellen.

Quelle: PictureTel Deutschland (2003)


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