Die Planung von Büros unter sich ändernden Bedingungen

18.02.2003
Die Grundlagen für die Planung von Büroumgebungen hat sich in den letzen Jahren grundlegend geändert

Die gravierendsten Änderungen, die das Geschäftsleben in diesem Jahrhundert beeinflusst haben, ist sicher die Informationstechnologie, kurz IT, gewesen. Die IT ändert nicht nur den Inhalt und die Art der Büroarbeit, sondern sogar den Ort.

Aufgrund dieser Auswirkungen auf die Menschen und ihre Arbeit sowie bedingt durch die von der neuen Technik gestellten Anforderungen in Bezug auf die Bürofläche, die Beleuchtung und die Stromversorgung hat die IT zu einem grundlegenden Umdenken in der Büroplanung geführt.

Das, was die IT mit Sicherheit in das Büro einbringt, ist die Unsicherheit. Kein Wunder, dass die Architekten und Büroplaner sich so schwer damit getan haben, sich diesen Problemen zu stellen. Obgleich sich das Entwicklungstempo in der IT nicht verlangsamen wird, ist es jetzt doch möglich, sich auf zukünftige Technologien und auf deren Auswirkungen auf die Unternehmen im Allgemeinen und die Büros im Speziellen vorzubereiten.

Moderne Unternehmensstrukturen

Die IT hat bereits die Strukturen der Unternehmen verändert. Und diese Änderungen werden sicherlich noch andauern. Geändert hat sich die Funktion des Büros an sich. Seine Bedeutung als Treffpunkt hat sich erhöht, während die primäre Rolle als Arbeitsort des Büropersonals und Standort der Schreibtische gesunken ist.

Natürlich definiert diese neue Arbeitsweise auch die zukünftige Struktur von Unternehmen neu. Die Firmen und Behörden waren traditionell auf Grundlage solch vertrauter Prinzipien wie Ganztagsbeschäftigung, Hierarchie, Anwesenheit im Büro und einheitliche Arbeitsbedingungen organisiert. Dieser feste Rahmen ist nun sicherlich einem starken Druck ausgesetzt.

Ebenso muss sich die Rolle des Gebäudes an die neuen Organisationsstrukturen anpassen. Traditionell kam dem Bürogebäude die Aufgabe zu, die Menschen und Akten zu beherbergen. Und es hat als Treffpunkt für Kunden und Berater sowie als Aufenthaltsort für die Beschäftigten des Unternehmens gedient. Auch dieser funktionale Aspekt wird schrittweise neu definiert. Computer automatisieren Routinearbeiten und verringern den Bedarf an Büroangestellten, Schreibkräften und von Personal zur Eingabe von Daten. Zudem machen es die Computer möglich, dass ein immer größer werdender Teil des verbleibenden Personals außerhalb des Büros arbeitet. Das Büro wird zunehmend zur Kommunikationszentrale des Unternehmens. 

Diese Änderungen wirken sich natürlich auch auf den Standort und die Ästhetik von Gebäuden aus. Doch das ist noch nicht alles. So herrscht ein stärkeres Kommen und Gehen außerhalb der üblichen Spitzenzeiten. Weiterhin muss ein solches Gebäude mehr Sitzungsräume und dafür weniger reine Büroräume bereitstellen. Ein Teil der Bürofläche wird den Angestellten nicht mehr auf Dauer, sondern nur vorübergehend zugeteilt.

Für das Design von IT-Systemen bedeutet dies, dass dem Personal von jedem Punkt des Gebäudes aus, eventuell nach Eingabe eines entsprechenden Passwortes, über Workstations oder Laptops der Zugriff auf die Daten möglich sein sollte. Der Einsatz schnurloser Telefone und intelligenter Vermittlungen erlaubt die Nutzung der gleichen Apparatenummer unabhängig vom tatsächlichen Arbeitsort.

Anforderungen und Gesamtkosten

Obgleich die Haupttrends im Einsatz der IT in allen Organisationen gleich sind, werden doch keine zwei Unternehmen exakt die gleichen Systeme installieren. Für den Gebäudeplaner bedeutet dies, dass entweder jeder Auftrag ein einmaliges Projekt ist oder dass man ausreichend Platz vorsehen muss, um eine breite Palette an zentralen und lokalen Rechnern und LANs unterzubringen. Die Bereitstellung ausreichender Kapazitäten in Bezug auf Fläche, Stromversorgung und Kühlung plus die Einplanung einer angemessenen Infrastruktur, die das langfristige Wachstum und Veränderungen berücksichtigt, stellt hier eine allgemein praktizierte Lösung dar. Obwohl diese Vorkehrungen für zukünftige Anforderungen anfangs zusätzliche Kosten verursachen, sind auf lange Sicht doch potenzielle Einsparungen gewährleistet, da nur so eine effektive Reaktion auf Veränderungen möglich ist. 

Die Schwierigkeit, die genau benötigten Flächen und Versorgungsdienste vorherzusagen, lässt sich durch eine auf Anpassungsfähigkeit ausgerichtete Planung überwinden. Da Gebäude ja nicht nur wenige Jahre, sondern Jahrzehnte halten sollen, müssen sie sich über ihre Nutzungsdauer hinweg an viele unterschiedliche Anforderungen anpassen können. Dies betrifft insbesondere den zukünftigen Energie- und Kühlungsbedarf, der heute weitaus höher liegt, als zum Zeitpunkt der Errichtung des Gebäudes. Obwohl es ökonomisch keinen Sinn machen würde, schon von Anfang an alle Einrichtungen, die irgendwann einmal benötigt werden könnten, vorzuhalten, berücksichtigen die Planer allzu oft nur die aktuellen Anforderungen.

Die Abwägung der Kosten gegen die von einer vorzeitigen Überalterung aufgeworfenen Probleme erfordert vom Designer, eindeutig zwischen den anfänglichen Anforderungen und der in das Gebäude integrierten Kapazität zur Erfüllung eines möglichen zukünftigen Bedarfs zu unterscheiden. Es ist sicher unmöglich, ein Gebäude zu entwerfen, das absolut alle Ansprüche erfüllt, aber man kann eines planen, das sich an alle Anforderungen anpassen lässt. Die Anpassungsfähigkeit spiegelt sich im Design und in der Dimensionierung der Flächen sowie in den Hausversorgungsausrüstungen und der Infrastruktur wider. 

Bei der Planung der Hausversorgungsausrüstungen sind die wichtigsten festinstallierten Komponenten wie Kaltwasserleitungen, Elektrohauptkabel und Steigleitungen/Kabelkanäle so zu dimensionieren, dass die maximal zu erwartenden Anforderungen berücksichtigt werden und das gesamte Gebäude ausreichend versorgt ist. 

Viele Unternehmen sehen nur die Investitionskosten eines neuen Gebäudes sowie die damit in Zusammenhang stehenden Aufwendungen für die Erstausstattung und ignorieren die langfristigen Betriebskosten. Auf diese Weise bringt sich das Unternehmen bei den laufenden Gebäudekosten von vornherein um ein beträchtliches Einsparpotenzial. Der Einsatz eines Gebäudemanagementsystems zur Steuerung der Umgebungsbedingungen und zum Abschalten der Beleuchtung nach Feierabend ist nur ein Beispiel für einen Kostensenkungsplan, der allerdings zu Beginn erhebliche Investitionsaufwendungen erfordert.

Eine der größten Vorteile der Investition in eine flexible Gebäude-Infrastruktur wird deutlich, wenn eine Neuorganisation der Büroflächen bevorsteht. Beim traditionellen Bürodesign braucht man für gewöhnlich zwei bis drei Monate für die Planung und Durchführung der Neugestaltung der Büros, die auch beträchtliche Kosten und zahlreiche Überstunden nach sich zieht. Bei einer flexiblen Umgebung und Infrastruktur dagegen lässt sich eine solche Neuorganisation viel schneller und vor allem kostengünstiger planen und umsetzen. Daher können die Gesamtkosten der Nutzungsdauer eines Gebäudes mit der Zeit niedriger sein, auch wenn die anfänglichen Investitionen in dessen Infrastruktur höher ausfallen. Die Gebäude sollten daher so geplant werden, dass die Gesamtkosten und nicht die Erstinvestitionen minimal sind.

Das intelligente Gebäudekonzept

In einem intelligenten Gebäude ist die Technologie so integriert, dass eine effektive Umgebung entsteht, die den heutigen Anforderungen entspricht und trotzdem an zukünftige Änderungen im Unternehmen und in der Technologie anpassbar ist.

Ein intelligentes Gebäude sollte: 

  • "Spüren", was in seinem Inneren und auch außen vor sich geht.
  • "Reagieren", um für die dort arbeitenden Personen auf möglichst effektive Weise eine angenehme und produktive Umgebung zu schaffen.

Um das jedoch zu erreichen, ist es erforderlich, unterschiedliche Technologien und Managementsysteme erfolgreich zu integrieren.

Nur dann erzielt man: 

  • Einen hohen Grad der Büroautomatisierung
  • Eine moderne Telekommunikation
  • Die Automatisierung des Gebäudemanagements
  • Eine flexible Reaktion auf Veränderungen

Die Fähigkeit, auf Veränderungen zu reagieren, ist das wahrscheinlich wichtigste Kriterium intelligenter Gebäude. Diese Reaktionsfähigkeit wird durch eine erfolgreiche Integration der unterschiedlichen Technologien (z. B. zur Energieerhaltung oder zur Bereitstellung einer technisch ausgereiften Büroautomatisierung) erreicht.

Die Integration wirft aber auch Probleme bezüglich der Abgrenzung der Verantwortlichkeiten zwischen den Gebäude- und den IT-Managern auf. Dies gilt insbesondere für das Management des Verkabelungssystems.

Renovierung

Die Gründe für die Renovierung eines noch genutzten Gebäudes sind vielfältig. Möglicherweise liegt es am prestigeträchtigen Standort oder daran, dass die Mehrzahl der Großkunden in diesem Gebiet angesiedelt ist oder dass das Unternehmen einfach befürchtet, bei einem Standortwechsel zu viel Personal zu verlieren. Zuweilen kommt es auchvor, dass die Firma an einen langfristigen Mietvertrag gebunden ist, dessen Kündigung aus wirtschaftlichen Gründen nicht ratsam erscheint. Aber unabhängig von den Gründen für die Entscheidung, in dem Gebäude zu bleiben, eine Renovierung bei Fortführung der Geschäftstätigkeit ist kein leichtes Unterfangen und setzt ein kenntnisreiches und erfahrenes Projektmanagementteam voraus, das in der Lage ist, die erforderlichen Arbeiten auch zu einem guten Ende zu führen.

Zu den mit einer Renovierung verbundenen besonderen Problemen gehört die fortgesetzte Belegung des Objektes, der Platzmangel für Kabel, niedrige Decken und ‑ bei denkmalgeschützten Häusern ‑ Vorschriften, die Änderungen an der Struktur des Gebäudes verbieten oder zumindest erschweren. Für somanches dieser Probleme stehen technische Lösungen zur Verfügung, die aber im Allgemeinen auch Nachteile mit sich bringen, so dass ein Kompromiss häufig unvermeidbar ist. Als Beispiel wäre hier der Einsatz von doppelten Böden zu erwähnen, um zusätzlichen Platz für Kabel usw. zu schaffen, bzw. die Nutzung funkgestützter Systeme, wenn bauliche Vorschriften Änderungen am Gebäude und die Verlegung von Kabeln untersagen.


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